V današnjem članku vam bom predstavil devet zanimivih konceptov, ki prihajajo iz Japonske iz katerih se lahko marsikaj naučimo ter jih prenesemo na svoje delo in tudi življenje.
Sistemi oz. filozofski pojmi se nanašajo na optimizacijo delovnih procesov, ustrezno pripravo delovnega okolja, majhnih vsakodnevnih napredkov pri delu in strmenju h kvaliteti pri končnih izdelkih (ne k doseganju popolnosti!).
Mnogi koncepti oz. filozofije so se tekom desetletij prenesli tudi drugod po svetu, nekateri v izvorni obliki, drugi z nekaj prilagoditvami zahodni kulturi.
Kljub vsem tem sistemom za učinkovitejše delo, ki so skrbno osmišljeni in lepo strukturirani, pa sem se moral na koncu članka dotakniti tudi temnejše strani japonske kulture – prekomernega dela in z njim povezanih uradnih smrtnih primerov.
To mora služiti kot pomemben opomnik, da lahko tudi vsi ti skrbno zamišljeni in lepo zastavljeni sistemi zgubijo na svoji teži, če interes kapitala premaga posameznikovo blaginjo (njegovo dobro počutje).
1. Kaizen – majhne izboljšave, ki pripeljejo do velik sprememb
Beseda Kaizen pomeni konstanten in majhen vsakodnevni napredek, ki na dolgi rok prinese velike spremembe. Gre za nekakšno subtilno vrsto umetnosti, pri kateri v vsakodnevnih opravilih opazimo manjše priložnosti za spremembo na bolje.
Beseda je sestavljena iz dveh delov in sicer “Kai”, ki pomeni spremembo in “Zen”, ki pomeni vrlino oz. dobro – skupaj torej tvorita spremembo na bolje. Upoštevanje tega koncepta je izredno priročno pri ponovaljujočih se rutinskih nalogah, ki jih opravljamo že na t.i. avtopilotu – s tem si ponudbimo odlično priložnost za prekinitev tega vzorca.
Kako koncept Kaizena najlažje vključiti v svojo dnevno rutino? Za začetek lahko razmislite, katero nalogo opravljate vsak dan in imate pri sebi občutek, da bi lahko nekaj v njenem okviru izboljšali. Najprej naredite manjšo spremembo, po tednu dni pa lahko opravite samorefleksijo, če je bila izbrana sprememba korak v pravo smer.
2. Kanban – tabla z delovnimi nalogami
Kanban je sistem, v katerem naše delovne obveznosti oz. projekt razbijemo na posamezne naloge in jih smiselno razdelimo na tablo, da imamo nad njimi jasen in hiter vizualen pregled. Namen sistema je, da dosežemo hiter pregled nad nalogami in njihovim trenutnim statusom – katere naloge je potrebno opraviti, katere se že izvajajo in s katerimi smo že opravili.
Ta sistem organizacije je s svojimi nadgradnjami postal že standard v vsakem delovnem procesu po svetu (poleg sistema GANTT) in je vsekakor priročen način za pregled nad vsakim projektom, ki ga želimo voditi – lahko od idejne faze do realizacije ali za vzdrževanje obstoječih projektov.
Tabla Kanban je sestavljena iz stolpcev in kartic. Vsak stolpec izmed njih pa predstavlja trenutni status posamezne naloge – primeri stolpcev: “za narediti”, “v teku”, “v pregledu” in “narejeno”.
Kadar se pojavi nova naloga, vzamemo oz. ustvarimo novo kartico in jo praviloma postavimo v najbolj lev stolpec na tabli, ta kartica pa potem ob izvajanju njene naloge postopoma potuje od leve proti desni strani table.
Sistem je dinamičen, zato je priporočljivo, da se kartice na tabli redno premikajo proti desni in da imajo tudi jasno določeno, kdo je za posamezno kartico zadolžen in do kdaj mora svoj del naloge opraviti. Zelo priporočljivo je, da se uvede pravilo, koliko kartic se lahko nahaja v posameznem stolpcu, da se naloge ne pričnejo kopičiti in s tem poslednično zaustavljati tok procesa (ang. workflow).
3. Sistem “5S” – organizacija delovnega prostora
Metoda 5S se dotika organizacije delovnega okolja, da je ta čim bolj prijazen za delo in da v njem lahko učinkovito delujemo. Namen sistema je, da vzpostavimo čisto in urejeno okolje, v katerem je delo prijetnejše in smo v njem tudi bolj produktivni.
Sistem 5S je sestavljen iz petih japonskih besed:
- Seiri (razvrstiti);
- Seiton (postaviti v red);
- Seiso (zagotavljati sijaj);
- Seiketsu (standardizirati);
- Shitsuke (ohranjati).
3.1 Seiri – “Ali to res potrebujem (tukaj)?”
Prvi korak predstavlja Seiri, v katerem naredimo pregled nad stvari in se pri vsaki vprašamo: “Ali to stvar res potrebujem?”. Pri tem koraku je pomembno, da smo iskreni in da dobro razmislimo, saj drugače ta sistem organizacije ne bo prinesel rezultatov – za tiste, ki so nagnjeni kopičenju stvari (ang. hoarding), lahko to predstavlja kar velik izziv.
Pri tem koraku torej iskreno razmislimo o stvareh, ki jih potrebujemo in tistih, ki nam ne bodo več prišli prav – to se nanaša tako na fizične stvari, kot tudi digitalne (če naše delo vključuje računalnik/telefon).
3.2 Seiton – Najti ustrezno mesto stvarem, ki jih potrebujemo
Pri tem koraku ni potrebno posebej komplicirati – stvari, ki jih uporabljamo redno, naj bodo v naši bližini oz. na dosegu roke (npr. v organizatorju na robu mize), stvari za občasno rabo pa nekoliko bolj odmaknjene (npr. v predalu ali omari).
Sistem deluje samoumeven in preprost, vendar je pomembno, da se ga vsakodnevno držimo in da stvari vračamo nazaj na mesto, od kjer smo jih vzeli. Na ta način točno vemo, kje se kakšna stvar nahaja in se pri delu ne rabimo osredotočati na takšno nepomembnost, kot je iskanje naših delovnih pripomočkov.
3.3 Seiso – Čiščenje in odkrivanje zgodnjih težav
Seiso predstavlja prakso rednega vzdrževanja (čiščenje in pregledovanje) stvari, ki so del našega delovnega prostora. Redno izvajanje te prakse predstavlja, da imamo nadzor nad svojimi stvarmi/orodji in da lahko hitro ugotovimo, če kaj ni v redu oz. se je pokvarilo ter to poizkušamo tudi čimprej odpraviti – preden majhen problem postane velik.
Seiso je zamišljen, da ga izvajamo kot del vsakodnevne rutine in šele takrat, ko stvari postanejo vidno neurejene.
3.4 Seiketsu – Vzpostavitev reda, ki se ga je moč držati
Seiketsu predstavlja dolgoročno vzpostavitev sistema 5S. Pri tem koraku je potrebno iskreno razmisliti, kako se lahko sistema držimo na dolgi rok, brez da bo zadeva npr. že po dveh tednih nazaj v prvotnem nekontroliranem stanju.
Razmislimo, kdaj v dnevu smo najbolj najbolj razpoloženi za vzdrževanje reda – je to zjutraj, ko si želimo delovni prostor pripraviti za nov dan ali med dnevom, ko si vzamemo predah od dela in si s čiščenjem nekoliko zbistrimo misli.
Nikakor ni slabo, če si ugotovitve tudi zapišemo in po potrebi ustvarimo seznam oz. krajša navodila, kako vzdrževati red in čistočo – sploh če ne delujemo sami. Če je potrebno, lahko naredimo tudi nekaj referenčnih fotografij, ko je naše delovno mesto v idealnem stanju, da vemo kakšen ideal želimo ohranjati.
3.5 Shitsuke – Dolgoročno ohranjanje vzpostavljenega reda
Ta del ne potrebuje pretirano dolge razlage, saj je ta preprosta – vsakodnevna disciplina in ohranjanje zastavljenih pravil na dolgi rok. Če smo v prejšnjem koraku bili iskreni in vzpostavili sistem, ki je trajnosten in je prilagojen našim zmožnostim ter navadam, potem z vzdrževanjem ne bi smeli imeti problema.
Urejeno delovno okolje je pomembno in bistveno vpliva na to, da se v njem dobro počutimo in smo produktivni, zato vsekakor imejmo v mislih, da ga je vredno ohranjati urejenega prav vsak dan.
4. Hō Ren Sō – sistem komunikacije v podjetju
Komunikacijski sistem, ki je sestavljen iz treh delov, je bil ustvarjen z namenom, da so vsi udeleženci v delovnem procesu informirani in ustrezno vključeni v delovni proces.
Sestavni deli Hō Ren Sō sistema:
- Hōkoku – Samoiniciativno poročanje nadrejenemu o statusu projekta;
- Renraku – Redno obveščanje sodelavcev o spremembah na projektu;
- Sōdan – Posvet z relavantnimi sodelavci pred sprejemom pomembnejših odločitev.
4.1 Kako Hō Ren Sō vključiti v naše timsko delo?
Prvi korak je proaktivno obveščanje takoj, ko je delo opravljeno in so nadaljni koraki delovnega procesa odvisni od nekoga drugega. Na ta način poskrbimo za aktiven pretok delovnih nalog, hkrati pa imamo več časa, da dobimo povratno informacijo in stvari popravimo, če so morda narejene pomanjkljivo.
Drugi korak je sprotno obveščanje sodelavcev o spremembah na projektu, kadar pride do njih – npr. prestavitev roka za oddajo ali druge ključne spremembe. S tem so vsi sodelujoči bolj vključeni, hkrati pa imajo večji občutek pripadnosti in odgovornosti pri projektu.
Prilagajanje komunikacije glede na prioriteto delovne naloge – rutinske in ustaljene naloge lahko skupaj preletimo na tedenskem nivoju, medtem ko tistim pred rokom posvetimo več pozornosti in komunikacije, da jih lahko uspešno izpeljemo do konca.
Zadnji pomembni korak v komunikaciji pa je prizadevanje h jasnosti in jedrnatosti v komunikaciji. Delovne naloge in želje za njihovo izvedbo, naj bodo jasno razčlenjeea in tudi definirane, da ne pride do neželenih zapletov pri izvedbi.
5. Kodawari – predanost doseganju nivoja kvalitete
Kodawari v sebi združuje različne elemente osebne drže posameznika – biti neomajen v svoji unikatnosti in nepopustljiv pri doseganju določenega standarda kvalitete.
Gre za izkazovanje posebne pozornosti majhnim podrobnostim pri končnem izdelku, ki jih industrijski serijski izdelki ne morejo zlahka posnemati.
Vredno je omeniti, da Kodawarija v ozadju ne žene želja po doseganju perfekcionizma, saj je ta pogosto motiviran s strahom pred neuspehom ali zavrnitvijo. Vodilo je iskrena želja posameznika, da z določenim delom procesa izstopa in to zagovarja, tudi če to na prvi pogled ni najbolj smiselno oz. ekonomsko upravičeno.
Pri kuharjih so to lahko izbrane sestavine oz. točno določena izbira dobavitelja z najboljšimi dobrinami, pri obrtniških poklicih so lahko izbrane surovine s točno določenega področja – tudi če njihova dobava ni najcenejša in s tem najbolj upravičena.
6. Monozukuri – umetnost obrtništva
Filozofija oz. umetnost obrništva, ki v sebi združuje znanje in duh ustvarjalca, spoštovanje do materialov s katerimi ustvarja in predanost oz. skrb za končnega uporabnika izdelka. Ključni pomen te filozofije je postavitev kvalitete pred kvantiteto.
Monozukuri poudarja razumevanje končnega uporabnika, zato si mora ustvarjalec že pred pričetkom ustvarjati zastaviti ključna vprašanja – kdo, kako in zakaj bi tak izdelek sploh potreboval oz. ga uporabljal? Koncept pravi, da se mora ustvarjalec v procesu osredotočati na potrebe končnega uporabnika in ne toliko na zadovoljevanje lastnega ega, kot je lahko pogosto pojav.
Koncept se podobno kot ostali otepa doseganju perfekcionizma, kljub temu pa od ustvarjalca zahteva, da se ne zadovolji s povprečnim rezultatom. Cilj je, da s končnim izdelkom ne vidi razloga za nezadovoljstvo – tudi če že vidi potencialne priložnosti za izboljšavo v prihodnosti.
Monozukuri tudi uči, da ne smemo čakati na pravi trenutek, ampak da priložnost zgrabimo, ko se ta pojavi. Tudi, če še nimamo vseh orodij in znanj, je sprejemanje nepopolnosti bistven korak k premiku v pravo smer.
7. Shoshin – umetnost razmišljanja začetnika
Shoshin je umetnost razmišljanja začetnika oz. novinca z manj izkušnjami na določenem področju. Spodbuja pristop, da se vsake nove situacije oz. problema lotimo reševati z radovednostjo in odprtostjo, čeprav mogoče področje in njegove ovire/meje že predobro poznamo.
Koncept uči, da se svojega znanja ne oklepamo s polno trdnostjo in da uberemo pristop, ki bi ga mogoče ubrali ko še nismo imeli vseh izkušenj in smo situacijam pristopali še nekoliko bolj naivno (ko smo bili še “zeleni”). Vedno dopuščamo možnost, da se lahko nečesa še naučimo in ne da že v celoti poznamo odgovor oz. rešitev.
Kot strokovnjaki na določenem področju smo pogosto obremenjeni s svojim znanjem oz. izkušnjami in nas to lahko tudi zavira v določenih situacijah. Vedno moramo pustiti prostor, da stopimo korak nazaj, pustimo naš ego ob strani in skušamo razširiti svoje obzorje s tem, da vanj prikličemo manj izkušen del sebe in ga povprašamo, kaj bi on storil na našem mestu.
8. Shuhari – postopni koraki do mojstrstva
Shuhari predstavlja evolucijo učenja posameznika in kako pridobljeno znanje postopoma preide v mojstrstvo na določenem področju. Proces razdeljuje na tri ključne faze in vsekakor služijo kot dober opomnik, da se kot mojster ne izoblikuješ čez noč, ampak skozi opazovanje, delovanje in postavljanje lastnih pravil.
Faze na poti do mojstrstva:
- Shu – sprejemanje in posnemanje obstoječega.
- Ha – preizkušanje mej s spreminjanjem in preizkušanjem novega;
- Ri – odstop od vzorcev in čas za popolno osebno izražanje.
Shu – sprejemanje obstoječega
Kadar se nečesa lotevamo prvič je najbolj smiselno, če enostavno posnemamo najbolj izkušene na tem področju, saj se od njih lahko največ naučimo, ker so ta del poti prehodili že pred nami. V tem delu procesa si še ne postavljamo vprašanj, kako bi kaj lahko izboljšali ali naredili po svoje, ampak enostavno posnemamo izkušenejšega.
Pri tem je izrednega pomena, da zaupamo v proces in da pri tem ne obupamo prehitro. Cilj tega koraka je predvsem, da ponotranjimo naravo dela v sebi in si s tem zgradimo trden temelj za naslednji korak, v katerem bomo imeli tudi več prostora za svobodo.
Ha – Preizkušanje mej in novih možnosti
V tej fazi imamo že nekoliko več svobode, saj smo odkrili potrebne osnove in tudi že nekoliko bolj ponotranjili veščino. Začnemo se poigravati z vzorci in pravili, jih obračati okoli, preizkušati meje dopustnega itd.
Nekoliko bolj uporniški pristop premikanja mej je izredno koristen del učenja, saj se na ta način naučimo več – prostor dajemo temu, da veščino zares izkusimo s svojim bitjem. Na ta način vidimo, kaj vse je (in ni) mogoče, kako se mi znajdemo v različnih situacijah in kje je priložnost za morebitno izpopolnjevanje.
Ri – Osebno izražanje in odstop od začrtanih smernic
V zadnji fazi mojstrstva se več ne oklepamo ustaljenih vzorcev in zapisanih pravil – pa ne zato, ker nalašč ne bi tako želeli, ampak ker smo jih ponotrajili, jih živimo in jih “imamo že v malem prstu”, kot bi se reklo.
Dosegli smo nivo, v katerem več ne rabimo zavestno razmišljati, kako se bomo z nečim spopadli, saj je to že globoko v naši podzavesti. To predstavlja točko, kjer se združita mojstrstvo in osebno izražanje, do nje pa lahko pridemo samo z načrtovanim trdim delom in iskreno vero ter zaupanjem v proces.
9. Hansei – čas za samorefleksijo
Izraz predstavlja veščino, ki je globoka zakoreninjena v japonski kulturi. Pri Hanseiju po opravljeni nalogi naredimo korak nazaj z namenom analize opravljenega dela oz. samorefleksijo. Njen namen ni samo, da analiziramo svoje napake in se iz njih učimo, ampak tudi uspehe oz. pravilne odločitve – da jih lahko v prihodnje sprejmemo še več.
Izraz Hansei je sestavljen iz dveh besed – Han v prevodu pomeni “ozreti se nazaj”, medtem ko Sei pomeni “preučiti” oz. “oceniti”. Refleksijo lahko opravimo sami, če je šlo za skupinsko nalogo, pa to naredimo še z ostalimi člani skupine.
Pri skupinskem izvajanju se pogovorimo o dobrih in slabih stvareh, kaj bi lahko popravili/izboljšali in kaj želimo preneseti naprej na naslednji projekt kot primer dobre prakse oz. odločitve.
V kolikor samorefleksijo izvajamo sami, pa si lahko ugotovitve tudi zapišemo – kaj nas je točno zmotilo ali nam je bilo všeč ter za vsako od teh stvari zapišemo iskreno razmišljanje, da lahko tako lažje pridemo do razumevanja oz. zaključka.
10. Karoshi – smrt zaradi prekomernega dela
V celotnem članku sem obravnaval pozitivne primere in sisteme, ki so narejeni, da znatno izboljšajo produktivnost in naredijo delovno okolje bolj prijetno. Kljub vsemu temu, pa pri omembi Japonske in njihovem sistemu dela ne moremo spregledati še druge plati, ki je veliko bolj temna. Problem je celo tako velik, da so ga tudi uradno poimenovali – Karoshi.
Karoshi je uradno priznan razlog smrti na Japonskem in sicer zaradi prekomernega dela, ekstremne obremenjenosti na delovnem mestu in kroničnega stresa. Največkrat se takšna smrt izrazi v obliki srčnega zastoja ali možganske kapi. Poleg naravne smrti zaradi preobremenjosti z delom, pa imajo Japonci tudi izraz za samomor iz istega razloga, ki nosi naziv Karo jisatsu.
Kultura prekomernega dela in zvestobe podjetju se je v japonski družbi pojavila v času po Drugi svetovni vojni, ko je bilo japonsko gospodarstvo praktično porušeno in so ga morali ponovno postaviti na noge. Vlaganje vsega svojega časa in truda v uspeh podjetja je praktično predstavljalo državljansko dolžnost.
Podjetja so takrat delavcem ponujala tudi možnost dosmrtne zaposlitve (Shūshin koyō), ki jim je sicer prinesla dolgoročno finančno stabilnost, a hkrati s seboj nosila tudi svoje zahteve, kot je denimo postavljanje interesa podjetja pred družinske obveznosti ipd.
Pojem Karoshi je japonska vlada uradno priznala konec 80-ih let prejšnjega stoletja, ko so zabeležili povečano število smrti mladih ljudi. Kot odgovor za nastalo situacijo so sprejeli nekatere smernice in ponudili finančno odpravnino za družino umrlega delavca.
V letu 2019 je bil sprejet tudi Zakon o reformi delovnih navad, ki zakonsko omejuje število nadur na največ 100 ur mesečno in 720 ur letno. Te visoke številke že same po sebi povedo, koliko je kultura prekomernega dela na Japonskem v družbi normalizirana in sprejeta.
Na spletu lahko najdete veliko različnih posnetkov o običajnih delovnih dneh Japoncev, predvsem v mestih – spodaj si lahko enega izmed povprečnih dni za mnoge prebivalce glavnega mesta Tokyo.
